Das (Projekt)Assistenzuniversum (eine Auswahl)

Grundsätzlich ist vorweg zusagen: das Assistenzuniversum ist groß und vielfältig. Dies ist eine Auswahl der gängigsten Aufgaben rund um die Projektadministration und klassischer Assistenz, die individuell, an Ihre Bedürfnisse, angepasst werden.

Unterstützung in allen organisatorischen Belangen / klassische Assistenz
Allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie Terminorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz
Reisemanagement sowie Reisekosten- und Spesenabrechnung
Vor- und Nachbearbeitung von Meetings sowie die Protokollierung und Nachverfolgung der TO Dos
Budgetmanagement und Controlling
Organisation interner/externer Veranstaltungen und Meetings
Erstellung und Organisieren von Unterlagen und diversen Präsentationen
Zusätzlicher projektspezifischer support
Projektmanagement inklusiv Evidenzhaltung von Termin- und Projektzielen
Begleitung der Projektteams in Angebotsprozessen inklusive Ausschreibungen sowie bei der Auftragsabwicklung
Erstellung und Vorbereitung von diversen fachlichen Unterlagen, Analysen, Reports und Präsentationen
Durchführen projektrelevanter Abstimmungen und allgemeiner Korrespondenz
Koordination von Anfragen interner und externer Fachbereiche
Kooperation mit den fachlichen Mitarbeiter:innen und kompetente Ansprechpartnerin für externe Partner:innen, Kunden, Behörden und interne Servicebereiche
Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern
Bearbeitung von adhoc Anfragen
Trainings und Schulungen neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Urlaubsvertretungen