Das (Projekt)Assistenzuniversum (eine Auswahl)

Grundsätzlich ist vorweg zusagen: das Assistenzuniversum ist groß und vielfältig. Dies ist eine Auswahl der gängigsten Aufgaben rund um die Projektadministration und klassischer Assistenz, die individuell, an Ihre Bedürfnisse, angepasst werden.

• Unterstützung in allen organisatorischen Belangen / klassische Assistenz
• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie Terminorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz
• Reisemanagement sowie Reisekosten- und Spesenabrechnung
• Vor- und Nachbearbeitung von Meetings sowie die Protokollierung und Nachverfolgung der TO Dos
• Budgetmanagement und Controlling
• Organisation interner/externer Veranstaltungen und Meetings
• Erstellung und Organisieren von Unterlagen und diversen Präsentationen
• Zusätzlicher projektspezifischer support
• Projektmanagement inklusiv Evidenzhaltung von Termin- und Projektzielen
• Begleitung der Projektteams in Angebotsprozessen inklusive Ausschreibungen sowie bei der Auftragsabwicklung
• Erstellung und Vorbereitung von diversen fachlichen Unterlagen, Analysen, Reports und Präsentationen
• Durchführen projektrelevanter Abstimmungen und allgemeiner Korrespondenz
• Koordination von Anfragen interner und externer Fachbereiche
• Kooperation mit den fachlichen Mitarbeiter:innen und kompetente Ansprechpartnerin für externe Partner:innen, Kunden, Behörden und interne Servicebereiche
• Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern
• Bearbeitung von adhoc Anfragen
• Trainings und Schulungen neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Urlaubsvertretungen